「あの人がいないと回らない」を解消する5ステップ
「ベテランのAさんが休むと、現場が止まる」——属人化は、多くの中小企業が抱える静かなリスクです。退職や急な休みで業務が止まり、知識ごと失われてしまう。本記事では、属人化を少しずつ解消していく5つのステップを、まず**業務の棚卸し（書き出し）**から順に紹介します。
ステップ1：属人化している業務を特定する
まず「その人しかできない業務」を洗い出します。判断基準はシンプルで、「担当者が1週間休んだら止まるか？」。止まる業務こそ、最初に手を当てるべき箇所です。
ステップ2：止まると困る順に並べる
特定した業務を「止まったときの影響の大きさ」で並べます。すべてを一度に解消するのは無理なので、事業に直結する重要業務から着手します。
ステップ3：暗黙知を「書き出す」
属人化の正体は、担当者の頭の中にある暗黙知です。完璧なマニュアルでなくて構いません。手順・判断基準・つまずきポイントを、本人にヒアリングしながら箇条書きで書き出すだけでも、再現性は大きく上がります。
ステップ4：「2人目」が試す
書き出した手順を、別の人が実際にやってみます。詰まった箇所こそ、暗黙知が漏れていた部分。そこを補えば、手順は「使えるもの」に育ちます。ドキュメントは作って終わりでなく、使って直すのが続くコツです。
ステップ5：仕組みとして回す
一度きりで終わらせず、業務が変わったら手順も更新する——この循環を習慣にします。担当者を増やす、チェックを分担する、必要ならツールやAIで補う。こうして「特定の人に依存しない状態」へ近づけていきます。
まとめ
- 「1週間休んだら止まるか」で属人化業務を特定
- 重要業務から、暗黙知を書き出す
- 2人目が試して直し、仕組みとして回す
属人化の解消は一度に終わりません。だからこそ、仕組みとして“続く”形にすることが肝心です。
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